de Paul ROMAN
Partea a II-a
În numărul anterior al revistei, ați avut ocazia să descoperiți care sunt diferențele majore între soluția de mail și colaborare oferită de Microsoft în versiunea din cloud (Exchange Online) și versiunea instalată local, în infrastructura IT a unei companii (Exchange 2010). Partea a doua a articolului se va ocupa de celelalte component ale Office 365: Sharepoint Online, Lync Online și Office 2010 Professional Plus.
Sharepoint Online
Dacă pentru celelalte produse din familia Office 365 diferențele sunt ușor de ințeles, pentru Sharepoint lucrurile nu sunt atât de simple. Sharepoint a fost gândit ca o platformă ce permite dezvoltarea de aplicații complexe, ce includ: management de documente, workflow-uri, dashboard-uri, etc. Prin urmare, multe dintre diferențele dintre varianta instalată local și variant din cloud sunt mai ușor de descoperit de către dezvoltatori, decât de către un utilizator obișnuit. Din acest motiv, este recomandat să studiați descrierea serviciului, disponibilă aici: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=13602. Trecând în revistă câteva dintre diferențele majore, găsim:
1. Aveți nevoie de o soluție care să vă permită căutarea în întreaga organizație pentru diferite informații?
În acest caz, Sharepoint Online nu vă poate ajuta. „Enterprise Search” este o caracteristică a Sharepoint instalat local, ce vă permite să căutați în mod centralizat informații în alte aplicații ce rulează în infrastructura dumneavoastră și nu numai.
2. Doriți să create „panouri inteligente”(dashboards) care centralizează informații din mai multe surse și le prezintă într-o singură locație?
Sharepoint instalat local vă permite să faceți acest lucru. Puteți crea astfel de panouri pentru a urmări dintr-un singur loc performanța unor sisteme complexe, a urmări desfășurarea proiectelor sau situația vânzărilor dintr-un sistem CRM.
3. Sunteți familiarizați cu noțiunea de Excel PowerPivot?
Sharepoint instalat local vă oferă posibilitatea de a integra această soluție în platformă. Astfel, puteți publica în Sharepoint workbookuri Excel, ce conțin PowerPivoturi ce colectează datele din surse diferite și puteți realiza calcule complexe direct din serverul Sharepoint, oferind rezultate numerice sau grafice. Toate printr-o interfață web familiară.
4. Doriți să permiteți accesul la informațiile din Sharepoint unor utilizatori externi autentificați?
De data aceasta, Sharepoint Online este răspunsul. Folosind câteva clickuri, puteți invita orice utilizator extern să acceseze datele pe care doriți să le faceți disponibile. Utilizatorul extern va primi o invitație prin email și va trebui să se autentifice folosind un cont de Live ID.
Lync Online
Între Lync Online și Lync instalat local există câteva diferențe importante, care pot influența decizia de a alege o soluție sau alta:
1. Doriți să utilizați Lync pentru a efectua apeluri telefonice către furnizori de telefonie (cum ar fi Romtelecom, de exemplu)?
În acest caz, va trebui sa renuntați la ideea de a folosi Lync Online, pentru că nu aveți această posibilitate. Există, teoretic, o soluție oferită de un partener Microsoft, dar funcționează doar cu numere din Statele Unite, fără posibilitatea de a avea numere locale. Lync-ul conectat la o soluție de telefonie poate fi folosit cu succes pe post de PBX, având toate capabilitățile unei centrale telefonice avansate (Dial Plan, Call Parking, telefon secretariat, Group Call, raportare avansată apeluri telefonice, integrare cu un call center, etc.). Din fericire, Microsoft are soluția pentru acest neajuns. Puteți achiziționa planul E4 din Office365 și instala Lync-ul pe serverele din rețeaua internă. Nu va trebui să plătiți licențe de Lync, dar va trebui să aveți cel puțin un server instalat local, ce a fost interconectat cu rețeaua de telefonie.
2. Aveți nevoie de apeluri video High Definition? Aveți camere video HD și doriți să le utilizați pentru a-i vedea cât mai bine pe cei cu care conversați?
Lync Online nu vă oferă acest lucru. E oarecum de ințeles, deoarece astfel de apeluri consumă banda de internet și o soluție de hosting trebuie, pe cât posibil, să fie optimizată din punctul de vedere al traficului.
3. Doriți să utilizați Lync pentru a discuta cu utilizatori de Yahoo sau Google Talk?
Lync instalat local vă permite acest lucru, pe baza unor licențe cumpărate. Lync Online nu are această posibilitate.
4. Doriți să permiteți accesul utilizatorilor la conferințe prin intermediul unui apel telefonic?
Deși răspunsul pare legat de prima întrebare (Lync-ul online nu poate fi integrat cu sistemul de telefonie), Microsoft a găsit o soluție mai elegantă, prin intermediul partenerilor săi ce oferă astfel de soluții. Prin urmare, puteți oferi acces la conferințe prin intermediul unui apel telefonic, dar trebuie să semnați un contract separat cu un furnizor agreat de către Microsoft.
5. Aveți deja un sistem de videoconferință și doriți să îl integrați cu Lync?
Singura soluție este să instalați soluția Lync în infrastructura locală a companiei dumneavoastră. Lync Online nu permite astfel de configurări.
Office 2010 Professional Plus
Pentru a patra componentă, Office 365 – Office Professional Plus, nu sunt prea multe de spus deoarece nu există diferențe de funcționalitate. Sunt totuși două lucruri pe care trebuie să le țineți minte:
1. Odată plătit abonamentul pentru un plan ce include Office Professional Plus, aveți dreptul să instalați licența pe 5 calculatoare ce sunt folosite de către aceeași persoană.
Cu alte cuvinte, aveți avantajul de a-l putea instala pe desktop, laptop și pe calculatorul de acasă, plus pe înca alte două dispozitive. Tot ceea ce trebuie să respectați este ca ele să nu fie folosite de către altă persoană decat cea pentru care se plătește licența.
2. Produsul este licentiat ca serviciu, cu alte cuvinte, îl puteți utiliza câtă vreme plătiți abonamentul.
Dispozitivele pe care a fost instalat produsul trebuie să aibă inițial acces la net, pentru a putea fi activată licența, precum și periodic, pentru a se putea verifica faptul că a fost plătit abonamentul (odată la 30 de zile). În concluzie, înainte de a lua decizia dacă să folosiți varianta din cloud sau variant locală a oricărei soluții IT (nu numai pentru Office365) este important să puneți pe hârtie toate argumentele pro și contra și în funcție de ele, să alegeți. În general, nu există alegere bună sau proastă, ci doar o alegere potrivită pentru necesitățile specific ale fiecărei companii.