de Ioana Rentea

Nu voi încerca să găsesc acum descrierea perfectă pentru un sistem de Business Intelligence. Consider că definiția din Wikipedia este mai mult decât explicită și accesibilă oricui:

„Business Intelligence = sistem informatics de identificare, extragere și analizare a datelor disponibile într-o companie, sistem al cărui scop este de a oferi un suport real pentru fundamentarea deciziilor de business.”

Voi încerca numai să-mi răspund câtorva întrebări care mă preocupă în ultima vreme, de când „manipulez” date cu „sisteme inteligente”.

În contextul economic actual devine necesar și obligatoriu, aproape vital, pentru o companie să răspundă cât mai rapid stimulilor pieței. Și mă refer aici la orice companie: mare sau mică, locală sau internațională, de producție, servicii, cu capital de stat, particular sau mixt. Iar răspunsul nu este și nu trebuie să fie standardizat. E funcție de receptori și de condițiile interne, proprii fiecărei companii. Acest răspuns se traduce în fapt în decizii de business, decizii care cu siguranță și fără urmă de orice îndoială trebuie fundamentate pe cifre, pe date și indicatori. Iar managerii de astăzi se confruntă cu ceea ce am putea numi cu ușurință „furtuna informațională”. Este, de fapt, un bombardament zilnic cu informații, date și noutăți care se traduc în așa numitul „zgomot informațional”. Am în vedere aici numai câteva aspecte:

1. Volumul de date care fundamentează deciziile dintr-o companie este în continuă creștere, prin viteza de transmitere a informațiilor, mediile diverse de comunicare, creșterea volumului și diversității surselor de date. Și tehnologia aproape galopantă, alături de creșterea capacității de stocare, ajută categoric la multiplicarea volumului de date.

2. Complexitatea proceselor interne sau externe companiei este în continua creștere. Și tot ceea ce este în afara companiei cade și în afara sferei noastre de influență. Și nu suntem siguri, adesea, nici asupra controlului deplin al proceselor interne.

3. Creșterea numărului de consumatori/ utilizatori ai datelor face ca BI-ul să nu mai fie apanajul top managementului. El coboară la nivel operațional fără a-și schimba scopul. Rămâne astfel un instrument eficient de analiză, control și suport decizional. Nu caută să înlocuiască Excelul (poate cel mai eficient instrument al analistului contemporan). Îl completează doar, eliminând principalele riscuri ale acestuia: volatilitatea, trasabilitatea redusă și dificultatea versionării.

4. Viteza de reacție a pieței (înțelegând prin această sintagmă totalitatea actorilor identificabili sau nu: consumatorii, concurența și partenerii). Nu poți circula în siguranță cu o bicicletă pe o autostradă de mare viteză. O poți face în cu totul alt context, pe un drum județean neasfaltat, de exemplu, având însă, alte așteptări și alte rezultate decat la volanul unui Ferrari. Cum putem supraviețui în acest mediu zgomotos și total neprietenos la prima vedere? Simplu. Folosind instrumente furnizate de însăși această tehnologie galopantă. Adică:

5. Al cincilea element – sistemul de BI în sine, privit în totalitatea aplicațiilor care-l compun, și care devine astfel instrumental principal al companiilor în lupta pentru „supraviețuire”.

Cum poate răspunde o aplicație de BI la provocările mediului economic contemporan? Simplu:

a) Accesarea datelor se poate face acum mult mai rapid și simultan din surse multiple. Putem cu ușurință să adunăm mere cu pere fără a produce magiun. Datele normalizate și informația condensată sunt cu simplitate și naturalețe consolidate într-un mod selectiv. Identificarea tendințelor are un grad mai mare de precizie, datorită volumului mare de date procesate, ceea ce permite prelucrări statistice avansate.

b) Eficiența operațională crește exponențial prin standardizarea proceselor și indicatorilor folosiți în toate departamentele companiei sau grupului.

c) Dă o măsură numerică faptelor și actelor economice și o comparabilitate a proceselor companiei.

d) Analiza devine complexă, fără a fi complicată pentru utilizatorul care o folosește.

e) Raportarea standardizată acoperă toate zonele de interes ale publicului căruia i se adresează, utilizând oricare dintre limbajele adesea folosite: USGAAP, IFRS, RAS sau China GAAP.

f) Centralizarea cunoștințelor accumulate și accesul membrilor companiei la date și analize conduce automat la creșterea nivelului de pregătire în cadrul organizației integrate.

Ce are în spate o astfel de minune a tehnicii  moderne? Câteva concepte simple transpuse într-o tehnică și mai simplă, pentru utilizatorul care nu mai trebuie să învețe în fiecare lună un nou limbaj de programare:

 Cuburile OLAP (Online Analytical Processing) – modele logice multidimensionale care, spre deosebire de clasicele deja baze de date relaționale, pot avea numeroase dimensiuni și niveluri de ierarhizare a datelor

 ETL (Extract, Transform & Load) – instrument informatic de procesare a datelor prin extragere din surse externe sistemului, transformare a acestora în scopul normalizării și consolidării și încărcare în baza de date destinație (OLAP)

 GUI – interfața grafică prietenoasă este construită pentru utilizatorii non-tehnici care nu mai au nevoie de abilități de programare, iar binecunoscuta facilitate „dreapta-mouse” constituie baza construirii noilor rapoarte

 Add-in pentru Excel – fără de care ne este încă greu să gândim o raportare financiară și care poate fi o aplicație în sine, prin care lărgim astfel sfera de acțiune a instrumentului clasic

 Accesul web – nelipsit în epoca actuală și care ne facilitează accesul și transferul, deocamdată timid și preponderent privat, către cloud computing.

Oare de ce să apelăm la un astfel de instrument, care la prima vedere pare sofisticat și dificil de înțeles? Pentru că ne dorim ca deciziile noastre să fie cu ușurință încadrate în categoria „decizii corecte” și adesea să le putem numi „inteligente și coerente”. Iar orice decizie e valoroasă doar dacă e luată în cunoștință de cauză, adică pe baza unor informații consistente și coerente și la momentul oportun. Cu siguranță, și fără a fi maeștri în arta războiului, am putea acum să luăm decizii mult mai bune decat au făcut-o predecesorii noștri. Este însă tardiv să mișcăm acum trupele lui Alexandru cel Mare sau ale lui Napoleon Bonaparte. Putem însă să ne eficientizăm afacerea orientând businessul în direcția potrivită. Avem la îndemână rapoarte, indicatori de performanță și scenarii „what-if”. Sunt la îndemâna noastră. Trebuie doar să exersăm un pic cu ele. Este ca atunci când invățam tabla înmulțirii și aveam impresia că nu vom reține niciodată complicate operație 6×7. Este doar primul pas.

Urmează următorul nivel: Business Analytics. Dar despre asta, poate, într-un număr viitor…