De Paul Roman

Partea I

Cu aproximativ doi ani în urmă, Microsoft a venit la firma pe care o conduc și ne-a întrebat dacă dorim să vindem servicii în cloud. La momentul acela discutam despre Microsoft BPOS (Business Productivity Online Site), soluție pentru mesagerie și colaborare ce includea: Microsoft Exchange Online pentru e-mail și calendar; Microsoft SharePoint Online pentru portal și partajare documente; Microsoft Office Communications Online pentru prezență, mesagerie instant și apeluri audio/video peer to peer și Office Live Meeting conferințe web și video.

Având în vedere că toate produsele menționate făceau deja parte din portofoliul nostru și aveam dificultăți în a le vinde către companii cu bugete IT mici, am decis că trebuie să încercăm să folosim această oportunitate pentru a ne diferenția de concurență.

Lucrurile s-au mișcat destul de încet din două motive simple: clienții nu înțelegeau noțiunea de cloud și caracteristicile  produselor din suita BPOS erau limitate în comparație cu cele ce puteau fi implementate local. Dacă înțelegerea și adopția soluțiilor în cloud reprezintă ceva ce ține de timp, posibilitățile tehnice ale soluției țineau de Microsoft și, din fericire, ei au înțeles acest lucru destul de repede. Astfel, în prima parte a anului trecut, Office 365 a devenit treptat disponibil în tot mai multe țări, printre care și România.

Dacă încercăm să definim pe scurt lucrurile noi aduse de Office 365, acestea sunt:

 ultima versiune a soluțiilor de colaborare și comunicare oferite de Microsoft (Exchange, Sharepoint și Lync) și Office Professional 2010 oferit ca serviciu;

 caracteristici similare pentru produsele din cloud cu cele implementate în rețeaua locală;

 posibilitatea de a integra serviciile oferite aproape în totalitate cu infrastructura existentă a clientului.

Deși din motive diferite, odată cu apariția Office 365, atât pentru furnizorii de servicii, cât și pentru clienți a devenit dificil să decidă ce tip de soluție ar trebui să aleagă (locală/în cloud). Nu voi intra în detalii referitoare la dilema furnizorilor, pe scurt ea este legată în principal de banii câștigați și de modul în care reușesc să ofere valoare adăugată acestui tip de servicii. Dacă ne referim la clienți, pentru ei lucrurile pleacă de la următoarele întrebări:

 Cât de mult mă costă astfel de servicii distribuite pe o perioadă de timp (1-3 ani)? Aici sunt incluse costurile de implementare, serviciile Microsoft, costurile generate de investițiile existente etc.)

 Cât de în siguranță sunt datele mele, având în vedere că Microsoft are tot timpul acces la ele?

 Care este SLA-ul (Service Level Agreement) pentru această soluție sau, cu alte cuvinte, cât de bine funcționează și cât de rar va pica?

 Produsele din cloud îmi oferă tot ceea ce am nevoie sau este necesar să le instalez în rețeaua locală pentru a obține ceea ce îmi doresc?

Dacă pentru primele trei întrebări este simplu să găsești un răspuns (pentru costuri se fac calcule simple, iar pentru siguranța datelor și disponibilitatea lor se găsesc răspunsurile pe prima pagină dedicată cloudului de la Microsoft), pentru cea de-a patra lucrurile par puțin mai complicate. Puteți găsi pe site-ul Microsoft o descriere completă a serviciilor din Office 365 (http://www.microsoft.com/en-us/download/ details.aspx?id=13602), dar trebuie să parcurgeți câteva sute de pagini pentru a încerca să aflați ceea ce doriți. Varianta pe scurt o găsiți aici:

EXCHANGE ONLINE

La prima impresie, între Exchange Online și Exchange instalat local există destul de multe diferențe, dar dacă le parcurgeți cu atenție veți observa că doar câteva sunt importante și trebuie luate în calcul:

1. Încă mai folosiți Outlook 2003 și nu doriți să renunțați la el?

În acest caz, nu puteți folosi Office 365, deoarece nu este suportat. În teorie Outlook 2003 ar putea fi configurat să se conecteze la serviciile online, dar cel mai probabil nu veți reuși să o faceți. Dacă stați să a analizați, este normal, Outlook 2003 este un produs vechi ce nu mai primește suport tehnic de la Microsoft, prin urmare nu ar putea fi suportat într-un serviciu online.

2. Aveți o infrastructură locală cu Exchange ce folosește public foldere și ați dori să le migrați la Exchange online?

Din păcate, și în acest caz, Office 365 nu este soluția pentru dumneavoastră. Încă de la Exchange 2007, Microsoft a dorit să elimine această tehnologie, dar din cauza clienților ce au continuat să o folosească au fost nevoiți să o păstreze. Folderele publice sunt suportate în continuare și în Exchange 2010 instalat local, dar nu și în varianta online. Cu puțin noroc, le veți putea regăsi în variant următoare a Office 365, deoarece  se pare că Microsoft a înțeles că aceastătehnologie este dorită de către clienți și a ales să o dezvolte. Cel mai probabil în noua versiune de Office 365, care se află deja în stadiul beta, se va oferi acces la folderele publice, dar până la lansarea ei mai este de așteptat.

3. Doriți să aveți posibilități avansate de configurare cum ar fi: autentificare cu certificate în OWA, global address list-uri sincronizate cu mai multe infrastructure de Active Directory, recuperări de mailuri șterse mai vechi de 14 zile/căsuțe poștale șterse mai vechi de 30 de zile sau poștale de tip catch all, și în acest caz Exchange Online nu este ceea ce aveți nevoie.

În general, soluțiile în cloud sunt gândite pentru a deservi un număr cât mai mare de clienți/utilizatori și acest lucru duce la nevoia de standardizare a soluției. Microsoft nu a făcut excepție de la această regulă. Sunt foarte multe lucruri ce pot fi customizate, dar există câteva, cum sunt cele enumerate mai sus, ce trebuie luate ca atare.

4. Doriți să găzduiți mai multe organizații în același cont de Office 365, urmând ca acele organizații să aibă address list-uri diferite ce nu pot fi văzute de toată lumea?

Office 365 este un sistem de hosting, dacă aveți nevoie de împărțirea utilizatorilor în organizații diferite, creați mai multe conturi de Office 365 și obțineți ceea ce doriți. Dacă nu sunteți multumiți cu această variant sau tehnic nu o puteți obține, puteți folosi Exchange instalat local, ce vine din start cu această opțiune.

5. Vă este teamă că Microsoft ar putea folosi mailurile dumneavoastră pentru anumite scopuri?

Teoretic este posibil, deoarece este știut că Google folosește conținutul mesajelor electronice pentru a genera reclame. Microsoft se mândrește că nu face acest lucru. De asemenea, Microsoft a avut grijă să-și certifice serviciul după cele mai înalte standarde de securitate. Asta înseamnă că, teoretic, nu puteți găsi un loc mai sigur pentru a vă păstra datele decât în Office 365. Dacă totuși considerați că datele dumneavoastră sunt mai în siguranță în cazul în care sunt găzduite în infrastructura locală,  probabil este mai bine să alegeți această variantă. În cazul în care aveți senzația că cineva a avut acces la datele din căsuțele poștale, veți putea identifica mai ușor vinovatul.

Pentru a descoperi diferențele pentru celelalte componente ale Office 365, va trebui să citiți partea a doua a articolului. Vom evidenția acolo ceea ce nu găsiți în versiunile din cloud ale SharePoint Online, Lync Online și, de asemenea, vă vom explica de ce ați alege să folosiți Office 2010 Professional în varianta locală față de cea instalată din cloud.