Pentru 67% dintre companiile din România, obiectivul strategic principal în ultimii ani a fost atragerea și păstrarea talentelor (a resursei umane), conform studiului EY Romania Comp&Ben Survey 2024. Însă, în fața unei piețe a muncii profund competitive, această misiune critică nu mai poate fi abordată cu instrumentele vechi.

Digitalizarea departamentelor de Resurse Umane a devenit cheia pentru atingerea acestui obiectiv. Este procesul care optimizează radical fluxurile interne, oferă specialiștilor HR timpul necesar pentru activități cu valoare strategică adăugată și, cel mai important, revoluționează experiența angajatului – factor decisiv în lupta pentru talent.

Acest imperativ strategic este amplificat de cea mai mare provocare administrativă a deceniului pentru companiile din România: tranziția obligatorie la noul sistem REGES Online până în septembrie 2025. Această schimbare imperativa si accelerata transforma digitalizarea dintr-un avantaj competitiv într-o necesitate operațională urgentă. Provocarea, însă, reprezintă și o oportunitate imensă: de a alege o soluție care să ofere nu doar conformitate legislativă exacta, ci și acel avantaj crucial în atragerea și motivarea angajaților.

În acest dublu context – al luptei pentru talent și al tranziției legislative –, Charisma HCM se poziționează nu doar ca un simplu soft de management al resurselor umane, ci ca un partener strategic. Charisma HCM rămâne reperul pieței locale de management al capitalului uman. Dezvoltată de TotalSoft, soluția gestionează salarizarea pentru mai mult de 15% din forța de muncă activă din România și este preferată de peste 600 de organizații, de la retail, distribuție, construcții, producție, servicii financiare și alte tipuri de servicii.

Tehnologie validată de mii de utilizatori

Peste 735.000 de angajați au date administrate în Charisma HCM, o soluție software care înglobează peste 20 de ani de experiență și know-how.

Platforma acoperă întregul ciclu de viață al angajatului – de la recrutare și onboarding, la payroll, evaluări de performanță și traininguri – și o face într-o manieră integrată, cu procese automatizate și raportări conforme cu legislația în vigoare. Rezultatele adoptării Charisma HCM vorbesc de la sine: utilizatorii raportează o scădere cu 40% a timpului alocat sarcinilor repetitive, o reducere cu 30% a costurilor departamentului HR, dar și o creștere de peste 60% a productivității echipelor.

„Charisma HCM a evoluat odată cu piața, dar și-a păstrat misiunea simplă: să reducă birocrația și să crească impactul echipelor de HR asupra businessului”, spune Adrian Popescu, Business Leader, Human Capital Management Products and Services. „Însă, în 2025 vorbim despre viteză, conformitate și o experiență digitală prietenoasă pentru angajați, consolidând astfel poziția TotalSoft de partener digital preferat pentru resurse umane.”

Investiții continue: de la On-Premise la SaaS și pregătirea pentru REGES

Unul dintre pilonii cheie ai succesului de durată al Charisma HCM este investiția neîntreruptă în dezvoltare. TotalSoft a alocat anul acesta 6 milioane de euro pentru cercetare-dezvoltare, sumă care a fost direcționată puternic către modernizarea platformei și dezvoltarea modelului SaaS (Software-as-a-Service). Astfel, companiile pot opta acum pentru o soluție agilă pentru HR, fără investiții IT masive, dar cu beneficii clare și imediate pentru clienți – acces oriunde, oricând, costuri operaționale predictibile, actualizări automate și securitate la cele mai înalte standarde.

Și mai important, mai ales în zona de resurse umane, rămâne conformitatea. Charisma HCM standardizează procesele, reducând riscurile de conformitate și asigurând respectarea riguroasă a prevederilor GDPR și a Codului Muncii.

Printre ultimele provocări – și oportunități – pentru piața românească este tranziția la noul sistem REGES Online, care va înlocui rigidul sistem REVISAL până în septembrie 2025. Acest pas istoric către digitalizarea deplină a relației dintre angajator, salariat și stat vine cu o serie de beneficii majore: accesul direct al salariaților la propriile contracte, eliminarea deplasărilor fizice la inspectorate și o transparență sporită.

Pentru companii, trecerea la REGES Online este un proces complex care necesită pregătire. Iar aici, Charisma HCM Online și-a demonstrat din nou valoarea. Platforma este deja complet adaptată noilor cerințe și standarde impuse de REGES. “Am anticipat această schimbare și am investit resurse substanțiale pentru a ne asigura tranziția fără întreruperi operaționale. Este un lucru esențial pentru business-ul clienților noștri. În Charisma HCM, procesul va fi automatizat și conform, iar echipa noastră oferă suport continuu pentru a gestiona corect acest pas”, explică Popescu.

Beneficiile sunt clare: compatibilitate 100%, actualizări automate care asigură conformitate și eliminarea birocrației, reducând cu până la 40% timpul alocat activităților repetitive.

Inteligența Artificială (AI) care umanizează HR-ul: De la Timea Chatbot la AI Micro-Learning

Dacă activitățile recurente de administrare și salarizare, cât și conformitatea legală, reprezintă baza digitalizării, adevărata inovație în HR se manifestă prin îmbunătățirea experienței angajatului și prin reducerea sarcinile administrative de HR. Și aici, Charisma HCM face diferența prin tehnologii de ultimă generație, integrate perfect în platformă.

Cea mai populară inovație, foarte apreciată de angajații companiilor-client este Timea, asistentul virtual bazat pe inteligență artificială. Apărut inițial ca răspuns la nevoile de comunicare remote, Timea s-a impus rapid ca un instrument de comunicare multichannel indispensabil. Angajații pot adresa Timeei întrebări frecvente, pot solicita documente sau pot primi informații în timp real, direct de la departamentul de HR, fără a mai fi nevoie de intervenția umană. Chatbot-ul poate fi contactat prin multiple platforme de comunicare: Facebook, Teams, Google Chat, WebChat, Telegram, WhatsApp, și răspunde la întrebări simple sau complexe: de la “Câte zile de concediu mai am?” la “Care este procedura pentru recomandare CV?”.

Timea funcționează ca un punct unic de contact pentru angajați, gestionând solicitări diverse, de la cereri de concediu, la eliberarea adeverințelor de salariu sau informații despre polița de asigurare. Prin automatizarea acestor interacțiuni, Timea eliberează departamentul de HR de sarcini repetitive, permițându-i să se concentreze pe inițiative strategice. Câteva dintre funcționalitățile pe care Timea le poate susține sunt:

  • accesul angajaților la documente, adeverințe și cereri de concediu.
  • automatizarea răspunsurilor la întrebări frecvente și optimizarea proceselor administrative
  • obținerea rapidă da informațiilor despre colegi și politici interne
  • check-in și check-out direct de pe telefon, folosind geolocația pentru validarea prezenței la locul de muncă. Astfel, procesul clasic de pontaj devine rapid și digital
  • Comunicare prin telefon, în special pentru angajații fără acces la laptop, cu posibilitatea de a răspunde la surveyuri și de a primi notificări importante
  • actualizarea automată a informațiilor angajaților în Charisma HCM prin OCR-izarea cărților de identitate, asigurând rapiditate și precizie.

Cea mai recentă inovație, o premieră pe piața românească, este integrarea unui HUB AI cu agenți inteligenți pentru micro-learning. Această funcționalitate revoluționară permite ca chatbot-ul Timea să ofere mini-training-uri personalizate, direct pe subiectul solicitat de angajat.

Dacă un angajat are nevoie de clarificări rapide despre cum să-și completeze pontajul sau cum să utilizeze o anumită funcționalitate în platformă, Timea, prin intermediul HUB-ului AI, poate genera un scurt tutorial video, un ghid pas cu pas sau o explicație detaliată, adaptată nevoii specifice. Această abordare transformă suportul tehnic și formarea internă, făcându-le mai accesibile și mai eficiente.

“Imaginați-vă că un manager observă că un membru al echipei are nevoie de o clarificare rapidă despre procedurile interne de securitate a datelor. În loc să schițeze un e-mail sau să programeze o ședință, pur și simplu solicită platformei: ‘Timea, oferă-i lui Andrei un mini-training despre GDPR și confidențialitatea datelor’. Agentul AI va genera și livra automat un conținut de învățare scurt, relevant și personalizat lui Andrei, care îl poate parcurge în câteva minute. Asta este puterea adevărată: intervenție precisă, la momentul potrivit, care construiește competențe”, exemplifică Adrian Popescu.

Aceste tehnologii nu doar că modernizează procesele, ci aduc și beneficii economice masive: reducerea timpului de onboarding a noilor angajați la câteva minute, creșterea productivității cu peste 60% și reducerea costurilor departamentului de HR cu 30%.

Concluzie

În fața unei competiții acerbe pe piața muncii și a tranziției de impact major la REGES Online, TotalSoft se poziționează ca partener strategic care transformă HR-ul dintr-o funcție administrativă într-un motor de creștere cu ajutorul Charisma HCM. Astfel, compania nu oferă doar un instrument, ci co-crează roadmap-uri de digitalizare aliniate la nevoile specifice ale fiecărui business, punând tehnologia în serviciul companiilor.

Charisma HCM răspunde la cele două provocări absolut critice ale companiilor românești: atragerea și păstrarea talentelor, printr-o experiență digital deosebită, prin conformitate și eficiență operațională. Caracterul său modular și arhitectura modernă oferă libertatea de a alege între infrastructură cloud sau on-premise, asigurându-se că tehnologia se adaptează la nevoile afacerii, și nu invers. Această agilitate este esențială atât pentru companiile care visează să devină următorul unicorn, cât și pentru companiile cu traditie care doresc să-si mențină relevanța.

“Suntem partenerul care transformă provocările în avantaje competitive, eliberând potențialul uman și concentrându-ne pe dezvoltarea oamenilor și a business-ului.” — Adrian Popescu, Business Leader, Human Capital Management Products and Services la TotalSoft