Gartner a făcut o listă de 10 tehnici de optimizare a costurilor IT pe care Chief Information Officer-ii din sectorul privat și public ar trebui să le urmărească și să țină cont de ele pentru a face față constrângerilor bugetare într-un mediu de afaceri volatil.

Atunci când un executiv din conducerea companiei îi solicită CIO-ului să reducă costurile de operare, împreună cei doi vor evalua cheltuielile IT și elementele de cost. Ei calculează modul în care costurile IT au impact asupra livrării serviciilor IT, precum și efectul acestora asupra costurilor de afaceri și a veniturilor. Cu toate acestea, ei neglijează să evalueze impactul său asupra altor unități operaționale/departamente din organizație.

„Acei CIO care au optimizat cu succes costurile IT au colaborat cu alți directori din cadrul companiei, în special cu CFO, pentru a colabora în inițiativele de optimizare a costurilor organizației”, spune Irma Fabular, Senior Director Analyst, Gartner.

Un CIO poate realiza economii de costuri în cadrul IT și la nivelul întregii organizații prin focalizarea inițiativelor pe 10 tehnici de optimizare a costurilor IT.

Tehnica nr. 1: Implementarea serviciilor partajate (shared services)

Unii CIO folosesc serviciile IT partajate la nivelul departamentelor pentru a obține economii. Majoritatea economiilor și reducerilor de costuri variază între 15% și 20% din costurile serviciilor într-un interval cuprins între 18 și 36 de luni, iar cele mai consistente economii pot ajunge la peste 25%.

Tehnica nr. 2: Adoptați o politică de abordare a cloud-ului, acolo unde se poate

Opțiunea pentru o politică ”cloud-first” oferă un spectru de funcții, de la Infrastructure-as-a-Service (IaaS), până la Software-as-a-Service (SaaS). În timp ce multe organizații din sectorul public și privat aleg serviciile cloud pentru o mai mare agilitate, flexibilitate și scalabilitate, acestea vor înregistra, de asemenea, și o eficiență a costurilor în timp. Pentru a obține economii de costuri, controlați strict serviciile cloud sau riscați să constatați creșteri ale costurilor de infrastructură și ale aplicațiilor dacă controlul este slab.

Tehnica nr. 3: Consolidarea centrelor de date de tip enterprise

Pe măsură ce organizațiile își extind operațiunile, costul întreținerii unui centru de date tradițional va crește. Acest lucru determină unele organizații IT să migreze către arhitecturi comutate pentru centrele de date. Prin eforturile de modernizare și consolidare a centrelor de date, economiile de costuri pot varia între 10% și 20% din bugetul unui centru de date.

Tehnica nr. 4: Raționalizarea și standardizarea aplicațiilor companiei

Portofoliul de aplicații consumă o mare parte din bugetul IT. Acei CIO care standardizează și raționalizează portofoliile de aplicații pot reduce și controla costurile. Economiile pot varia între 15% și 25% din bugetul pentru aplicații.

Tehnica nr. 5: Îmbunătățirea practicilor de transparență financiară IT

Înțelegeți cum sunt furnizate serviciile IT și care sunt costurile asociate operațiunilor IT. Gartner definește acest lucru transparență financiară IT. Colaborați cu CFO-ul companiei și cu personalul din departamentul financiar pentru a asocia înregistrările de evidență generală (vizualizarea bazată pe active) cu costurile tehnice și costurile aferente serviciilor comerciale. O astfel de transparență în cheltuielile IT ale companiei vă permite să furnizați valoare de business și să optimizați costurile prin intermediul serviciilor IT.

Tehnica nr. 6: Concentrați-vă asupra solicitărilor de cheltuieli IT pentru optimizarea costurilor de afaceri

Aproximativ 96% din cheltuielile de exploatare ale companiei se situează în afara IT-ului, ceea ce prezintă oportunități semnificative de reducere a cheltuielilor IT. Printr-un parteneriat cu colegii din departamentele din întreaga organizație, puteți evalua procesele de afaceri, resursele și capacitatea de a determina unde IT-ul poate îmbunătăți productivitatea, eficiența și eficacitatea.

Tehnica nr. 7: Implementați automatizarea proceselor robotizate

Utilizați tehnologii precum automatizarea proceselor robotizate (RPA) și inteligența artificială (AI) pentru a analiza și identifica tiparele care pot fi apoi utilizate pentru luarea deciziilor strategice de afaceri. Aceste tehnologii pot identifica noile informații din date și pot automatiza sau mări procesele care sunt ineficiente pentru a efectua oamenii.

Tehnica nr. 8: Evaluarea practicilor de gestionare a activelor IT

CIO adesea trec cu vederea capacitățile de gestionare a activelor, iar această supraveghere duce la creșterea costurilor de operare IT. Treceți responsabilitatea managementului activelor IT (ITAM) de la urmărirea activelor individuale la guvernanța corporativă a activelor IT și tehnologice. Evaluarea practicilor ITAM poate realiza economii de costuri de la 10% la 20%.

Tehnica nr. 9: Evaluați ideile de transformare digitală a afacerilor

Invitați părțile interesate de afaceri să contribuie cu idei de optimizare a costurilor sau a aplicațiilor. Partajați orice economie generată de aceste sesiuni generatoare de idei cu departamentele și apoi puteți începe un ciclu de reinvestire continuă. Un astfel de parteneriat poate crește vizibilitatea în cadrul cheltuielilor IT ale departamentelor și poate reduce cheltuielile IT redundante.

Tehnica nr. 10: Optimizarea forței de muncă

Utilizați capabilitățile aplicațiilor de gestionare a forței de muncă precum asistenții virtuali pentru sarcini de rutină și comune pentru a reduce costurile de personal. Implementați boți pentru a mări capacitățile lucrătorilor umani și a permite un mediu de muncă mai productiv.

„Pe măsură ce determinați care dintre primele 10 sugestii le puteți iniția sau continua să obțineți economii de costuri pe termen scurt, luați în considerare modul în care veți dori să instituționalizați optimizarea costurilor IT ca o disciplină continuă”, spune Irma Fabular.

Sursa: Gartner