Xerox România a implementat la Inspectoratul General al Poliţiei de Frontieră Române un sistem pilot de management al imprimării, copierii şi scanării documentelor.
Instituţia îşi dorea să eficientizeze procesele de lucru cu documentele, să scadă costurile, să crească nivelul de securitate şi să simplifice procesul de mentenanţă şi suport al echipamentelor. Pentru a atinge aceste obiective, organizaţia a apelat la atragerea de fonduri europene prin promovarea de proiecte eligibile. În anul 2013, în urma licitaţiei, a fost semnat contractul de atribuire cu unul dintre partenerii din reţeaua Xerox România.
Ca orice mare organizaţie, instituţia gestiona o flotă considerabilă de echipamente de printare, copiere, scanare, fax provenită de la diverşi vendori şi cu diferite cerinţe de service. Instituția îşi dorea să simplifice procesul de aprovizionare a stocurilor de consumabile şi să aibă un control riguros al modului de utilizare a acestora.
“Implementând soluţiile inovatoare Xerox pentru printarea, copierea, scanarea documentelor reuşim să ajutăm instituţiile să gestioneze mai bine resursele”, spune Marius Stupu, Strategic Accounts Manager Xerox România. „Soluţiile Xerox sunt dezvoltate pentru a veni în sprijinul organizaţiilor de orice dimensiune prin utilizarea de platforme tehnice de ultimă generaţie şi păstrarea permanentă a contactului cu clienţii, fapt care asigură o rentabilitate rapidă a investiţiilor realizate.”
Prin intermediul colaborării cu Xerox, Inspectoratul General al Poliţiei de Frontieră Române deţine acum o platformă IT modernă de management al echipamentelor de printare, copiere și scanare a documentelor, care i-au permis atingerea următoarelor obiective concrete:
– controlul riguros al trasabilităţii documentelor şi optimizarea proceselor legate de gestionarea documentelor;
– îmbunătăţirea securităţii informaţiilor, eliminându-se utilizarea neadecvată şi implicit posibilele vulnerabilităţi, prin controlul accesului la echipamente şi monitorizarea dispozitivelor în cadrul platformei software;
– implementarea unei infrastructuri eficiente pentru fluxurile de lucru automate şi documente digitizate. Prin utilizarea instrumentelor de colaborare integrate cu soluţia de printare, scanare, copiere şi fax a fost redus timpul necesar distribuirii informaţiilor între angajaţi;
“Utilizarea echipamentelor Xerox a dus la eficientizarea vizibilă a activităţii, la un control mai bun asupra datelor, oferindu-ne în orice moment transparenţa şi securitatea informaţiilor, elemente esenţiale în dezvoltarea unei instituţii cu adevărat performate”, spune Ing. Daniel Mincă, Şef Serviciu Tehnologia Informaţiei, Inspectoratul General al Poliţiei de Frontieră Române. „Pe parcursul implementării, echipa furnizorului a lucrat în strânsă cooperare cu specialiştii IT din cadrul Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră Române, confruntându-se de multe ori cu noi provocări tehnologice pentru ca soluţia instalată şi configurată să fie adaptată specificului, exigenţelor tehnice şi constrângerilor de securitate ale instituţiei.”
Organizaţia a îmbunătăţit şi raportul angajat – echipament, o măsură importantă în eficientizarea costurilor, prin utilizarea unui echipament de către mai mulţi angajaţi, fiind posibilă listarea/ scanarea/ copierea de “oriunde” din reţea, de către “orice” angajat cu drept de utilizare. De asemenea, a eficientizat modul de gestionare a resurselor necesare (energie, hârtie, toner, piese de schimb) prin auditarea consumurilor şi previzionarea resurselor, beneficiind totodată de suport tehnic la înalte standarde oferit de personalul IT al companiei.
