De la click la delegare. Cum transformă agenții AI relația dintre oameni și software

În ultimii ani, digitalizarea a mutat tot mai multe procese de business în aplicații dar, în esență, relația dintre om și software a rămas aceeași: utilizatorul trebuie să știe unde să intre, ce să selecteze și ce pași să urmeze pentru a ajunge la rezultatul dorit.

Prin Charisma, TotalSoft a digitalizat end-to-end procese de business și a conectat date, reguli și fluxuri într-un singur sistem. Acum, agenții AI duc această evoluție mai departe. În loc să execute fiecare pas, utilizatorul spune ce rezultat urmărește, iar sistemul preia o parte din drum – înțelege intenția, caută informația, pregătește datele și propune rezultatul.

Aceasta este  trecerea de la click la delegare. Pe măsură ce software-ul poate interpreta mai bine contextul și intenția utilizatorului, acesta nu mai trebuie să coordoneze fiecare etapă a procesului, ci poate delega o parte din execuție și interveni acolo unde este nevoie.

Delegarea nu înseamnă însă pierderea controlului. În companie, rolurile, regulile de acces, validările și responsabilitatea rămân esențiale. Utilizatorul stabilește ce dorește să obțină, iar verificarea și decizia finală rămâne la om.

Omul formulează intenția. AI-ul pregătește pașii. Omul validează și decide.

Aceasta este și direcția în care TotalSoft dezvoltă AI Agency: nu agenți izolați, ci o echipă de agenți specializați, fiecare construit pentru un rol concret, de execuție sau de orchestrare, și conectat direct la procesele reale ale organizației. Astfel, împreună, agenții pot susține procese mai fluide și o interacțiune mai naturală între utilizator și software.

Primul domeniu în care abordarea TotalSoft prinde contur este HR-ul, prin HCM AI Agency. Diferența adusă de TotalSoft nu stă doar în ce pot face acești agenți, ci în felul în care sunt construiți: cu limite clare, cu omul care validează și decide și cu documentația pregătită pentru noul Regulament european privind inteligența artificială.

HR-ul este unul dintre cele mai bune locuri pentru a vedea această schimbare

Să ne imaginăm un scenariu simplu: este luni dimineață și într-o companie cu câteva mii de angajați, departamentul de resurse umane găsește în sistem zeci de certificate de concediu medical trimise în weekend. Fiecare trebuie deschis, citit, verificat și introdus în aplicație înainte de închiderea lunii de salarizare. Este o muncă necesară, dar repetitivă – exact genul de muncă pe care un agent AI o poate pregăti, astfel încât specialistul să se ocupe de ceea ce contează cu adevărat: verificarea, excepțiile și oamenii din spatele documentelor.

Nu întâmplător TotalSoft a ales să dezvolte mai întâi agenții AI pentru resurse umane: HR-ul combină volume mari de documente, reguli, întrebări repetitive, rapoarte, instruire și interacțiuni frecvente între angajați și specialiști HR. Si nu vorbim despre un singur asistent AI care încearcă să acopere toate scenariile, ci despre agenți specializați, fiecare construit pentru un anumit tip de interacțiune sau proces.

De la un document de citit la date pregătite

Când un angajat trimite un certificat de concediu medical, specialistul HR trebuie în mod normal să îl deschidă, să identifice informațiile relevante și să le introducă în sistem. Agentul de documente combină recunoașterea textului cu modele AI: citește documentul, identifică informațiile și le pregătește pentru înregistrarea în Charisma HCM. Rolul specialistului nu dispare, se schimbă: în loc să transcrie, verifică rezultatul și gestionează excepțiile. Același principiu se aplică și în cazul înregistrării unui angajat nou: dosarul de angajare transmis către HR poate fi analizat de AI, iar datele extrase din documente pot fi precompletate în cererea din aplicație.

Spre deosebire de soluțiile OCR clasice, care depind de șabloane configurate pentru fiecare tip de document, modelele AI pot interpreta conținutul chiar și atunci când structura diferă. Pentru astfel de scenarii, obiectivul este de a reduce timpul de înregistrare a diverselor documente de HR cu 60–70% și de a reduce timpul de introducere manuală a datelor din documente standardizate cu 70–80%.

De la meniuri la o conversație rapidă

O altă schimbare importantă apare în modul în care utilizatorii accesează procesele HR. În loc să caute prin meniurile unui self-service sau să meargă fizic la departamentul de HR, un angajat poate spune: „Am nevoie de o adeverință de venit” și un agent conversațional îl conectează cu funcționalitatea potrivită, respectând drepturile de acces definite în Charisma HCM.

Similar, dacă întreabă „De ce este salariul net din octombrie diferit de cel din septembrie?”, agentul explică fiecare linie a fluturașului pe baza calculului deja făcut de sistemul de salarizare – nu recalculează și nu modifică nimic. Fluturașul emis de sistemul de salarizare rămâne documentul oficial.

De la căutare prin manuale la răspunsuri directe

Un angajat care nu știe cum să execute o anumită operațiune caută informația într-un manual, întreabă un coleg sau deschide un tichet. Un agent de Help Contextual poate oferi explicații direct în ecranul în care lucrează utilizatorul, folosind documentația specifică organizației. Se trece astfel la un self-service contextual, ceea ce poate reduce cu peste 50% numărul solicitărilor repetitive de suport.

De la o întrebare de business la un raport complet

Un manager care vrea să-și recompenseze colegii cu vechime are o întrebare foarte clară: „Care sunt colegii care împlinesc 10 ani în companie în noiembrie?”. Până acum, pentru răspuns trebuia să știe ce raport să folosească, ce filtre să aplice și ce câmpuri să selecteze. Cu un agent AI, întrebarea poate fi formulată în limbaj natural, iar agentul propune raportul. Nimic nu se salvează până când utilizatorul nu verifică și nu validează propunerea.

De la informație la training, în câteva minute

Orice schimbare de procedură, aplicație sau regulă internă creează o nevoie de instruire. Producerea unui curs poate însemna zile sau săptămâni de lucru: structurarea conținutului, înregistrarea, voice-over-ul, subtitrările, chestionarele și versiunile în mai multe limbi. Agentul de microlearning poate transforma un singur script într-un modul complet de instruire – scene, imagini, narațiune, chestionare, simulări de tip roleplay și elemente interactive – pregătit pentru distribuire prin platformele LMS. Specialistul revizuiește și aprobă materialele înainte de publicare. Obiectivul urmărit este o reducere de peste 90% a timpului și efortului de producție.

Pentru că materialele sunt create cu ajutorul AI, TotalSoft lucrează la marcarea conținutului generat, astfel încât cursanții să știe ce li se prezintă, aceasta fiind o cerință a noului Regulament european aplicabilă de la sfârșitul lui 2026.

Delegare, nu abdicare: cum construim încrederea

Un agent AI care lucrează cu date despre oameni trebuie să fie, înainte de toate, de încredere. De aceea, modul în care TotalSoft construiește agenții contează la fel de mult ca ceea ce pot face:

• Decizia rămâne la om. Agenții pregătesc date, rapoarte și materiale. Nu iau decizii despre angajare, salarizare, promovare sau încetarea contractului de muncă și nu sunt destinați evaluării angajaților.
• Scop declarat, limite scrise. Fiecare agent are un scop clar definit și o listă de utilizări excluse.
• Documentație construită din sistemul real. Fiecare agent are o documentație tehnică redactată după structura cerută de Anexa IV a Regulamentului european privind inteligența artificială. Ca exemplu, TotalSoft are peste 1.000 de pagini de documentație pentru doar șase agenți. Fiecare afirmație poate fi urmărită până la codul sursă sau la configurația sistemului care rulează efectiv, iar punctele de îmbunătățit sunt listate deschis, cu responsabili și priorități. Este o abordare asumată voluntar, înaintea termenelor legale.
• Transparență față de utilizatori. Oamenii trebuie să știe când interacționează cu un sistem AI și când un conținut este generat de AI. Sunt obligații stipulate de noul Regulament European respectate de toți agenții AI dezvoltați de TotalSoft.

AI integrat direct în procesele de business

Agenții rulează pe o platformă comună, în cloud-ul Microsoft Azure, care permite controlul centralizat al modelelor AI folosite, al costurilor și al monitorizării, precum și scanarea vulnerabilităților. Arhitectura poate deservi mai multe organizații sau companii din același grup, cu separarea datelor și a configurațiilor. Conectarea cu instalări Charisma HCM găzduite la client (on-premise) este în pregătire.

Agenții sunt gândiți transversal – pentru resurse umane, procese financiar-contabile sau alte fluxuri operaționale – și pentru organizații cu mai multe companii sau țări, putând fi integrați și cu platforme din afara ecosistemului Charisma.

Următoarea etapă a automatizării

Viziunea TotalSoft este de a împinge continuu limitele digitalizării și automatizării proceselor de business, reducând efortul manual acolo unde tehnologia poate prelua în siguranță activități de procesare, căutare, verificare sau orchestrare. Agenții AI extind această frontieră: interpretează informația și contextul, conectează mai multe etape ale aceluiași proces și transformă o solicitare într-un flux de acțiuni – păstrând validarea, aprobările și deciziile acolo unde responsabilitatea trebuie să rămână: la oameni.